Jedna usługa: audyt, uruchomienie i bieżąca obsługa c-KOB
Cyfrowa książka obiektu budowlanego – weryfikacja, założenie i prowadzenie
Cyfrowa książka obiektu budowlanego wymaga nie tylko założenia konta w systemie c-KOB, lecz także prawidłowego uporządkowania danych o obiekcie, kontroli okresowych, ekspertyz, robót budowlanych, urządzeń przeciwpożarowych i dokumentów administracyjnych. Mediatis łączy w jednej usłudze weryfikację dotychczasowej KOB, uruchomienie c-KOB oraz jej późniejsze prowadzenie.
Pomagamy właścicielom i zarządcom budynków, hal, magazynów, biurowców, obiektów handlowych, wspólnot, zakładów produkcyjnych oraz portfeli wielolokalizacyjnych. Najpierw ustalamy, czego brakuje w dokumentacji, następnie porządkujemy sposób prowadzenia książki i wdrażamy prosty proces przekazywania nowych protokołów, decyzji oraz informacji o wykonanych pracach.
Obsługa KOB i c-KOB w skrócie
| Etap | Co wykonujemy | Rezultat dla zarządcy |
|---|---|---|
| Weryfikacja KOB | Kontrola kompletności wpisów, terminów, protokołów, zaleceń i danych obiektu | Lista braków i plan ich uporządkowania |
| Założenie c-KOB | Przygotowanie danych, planu sytuacyjnego, dostępów i konfiguracji książki | Prawidłowo uruchomiona cyfrowa książka |
| Prowadzenie c-KOB | Bieżące wpisy, kontrola terminów, porządkowanie dokumentów i zaleceń | Aktualna dokumentacja bez zaległości organizacyjnych |
Jedna firma jedna usługa
Masz już książkę, ale nie wiesz, czy jest kompletna?
Zamów weryfikację KOB. Sprawdzimy wpisy, terminy kontroli, zalecenia, dane techniczne, dokumenty ppoż. i spójność książki z przekazanymi protokołami.
Obiekt nie ma jeszcze cyfrowej książki?
Przygotujemy dane i dokumenty potrzebne do uruchomienia c-KOB, pomożemy uporządkować przejście z formy papierowej oraz skonfigurować role użytkowników.
Nie chcesz pilnować wpisów i dokumentów samodzielnie?
Po przydzieleniu właściwego dostępu możemy przejąć bieżącą obsługę książki, kontrolę terminów i koordynację dokumentacji przekazywanej przez inspektorów oraz serwisy.
Etap 1
Weryfikacja książki obiektu budowlanego
Audyt KOB odpowiada na najważniejsze pytanie: czy książka przedstawia aktualny i możliwy do udokumentowania stan obsługi technicznej obiektu. Nie ograniczamy się do sprawdzenia, czy istnieją jakiekolwiek wpisy.
- czy dla obiektu istnieje właściwa książka i czy dane identyfikacyjne są poprawne,
- czy wpisano wymagane kontrole roczne, pięcioletnie i półroczne,
- czy wpisy odpowiadają posiadanym protokołom i ich datom,
- czy odnotowano nieprawidłowości, zalecenia i terminy ich wykonania,
- czy udokumentowano realizację zaleceń z wcześniejszych kontroli,
- czy ujęto ekspertyzy, opinie techniczne i istotne roboty budowlane,
- czy wpisano przeglądy, naprawy i konserwację urządzeń przeciwpożarowych,
- czy plan sytuacyjny zawiera wymagane elementy,
- czy role właściciela, zarządcy i osoby prowadzącej są aktualne,
- czy dokumentacja wskazuje zaległe kontrole lub ryzyka wymagające pilnego działania.
Co otrzymujesz po weryfikacji KOB?
Raport kompletności
Wskazujemy wpisy prawidłowe, braki, rozbieżności i dokumenty wymagające odszukania lub uzupełnienia.
Rejestr zaleceń i terminów
Porządkujemy zalecenia z przeglądów oraz informacje, które z nich zostały wykonane, a które pozostają otwarte.
Plan naprawczy dokumentacji
Otrzymujesz kolejność działań: wpisy do uzupełnienia, kontrole do zlecenia, dokumenty do pozyskania i dane do skorygowania.
Etap 2
Założenie cyfrowej książki obiektu budowlanego
Założenie c-KOB jest czynnością właściciela, zarządcy albo osoby uprawnionej do jego reprezentowania. Nasza obsługa polega na przygotowaniu kompletnego zestawu danych, pomocy w konfiguracji książki oraz uporządkowaniu dokumentacji potrzebnej do jej dalszego prowadzenia.
- ustalenie, czy obiekt podlega obowiązkowi prowadzenia KOB,
- zebranie danych właściciela, zarządcy i obiektu,
- weryfikację dokumentu potwierdzającego tytuł prawny lub umocowanie,
- przygotowanie parametrów technicznych i informacji o instalacjach,
- przygotowanie planu sytuacyjnego obiektu,
- wskazanie wymaganych kontroli okresowych,
- pomoc w zamknięciu książki papierowej i rozpoczęciu kontynuacji cyfrowej,
- utworzenie uporządkowanej listy użytkowników oraz ról,
- sprawdzenie danych po założeniu książki i przygotowanie jej do bieżącej obsługi.
Przejście z papierowej KOB do c-KOB
Jeżeli książka była wcześniej prawidłowo prowadzona w postaci papierowej, przy przejściu do systemu c-KOB zamyka się ją odpowiednim wpisem i kontynuuje prowadzenie w formie cyfrowej. Nie ma obowiązku przepisywania do systemu wszystkich dawnych wpisów, ale papierową książkę oraz powiązaną dokumentację należy nadal przechowywać.
Nie skanujemy bez potrzeby całej historii
Najpierw identyfikujemy dokumenty istotne dla dalszego utrzymania obiektu: aktualne protokoły, otwarte zalecenia, ekspertyzy, decyzje i informacje o przeprowadzonych robotach.
Nie ukrywamy wcześniejszych braków
Uruchomienie c-KOB nie usuwa zaległych kontroli ani nie zastępuje brakujących protokołów. Braki wykazujemy osobno i proponujemy sposób ich uporządkowania.
Etap 3
Prowadzenie cyfrowej książki obiektu budowlanego
Bieżąca obsługa c-KOB polega na systematycznym wprowadzaniu zdarzeń dotyczących utrzymania i użytkowania obiektu. Mediatis może prowadzić ten proces po przydzieleniu odpowiedniej roli oraz ustaleniu, kto i w jaki sposób przekazuje nowe dokumenty.
- wprowadzanie i porządkowanie informacji o kontrolach okresowych,
- kontrola terminów kolejnych przeglądów,
- ewidencja ekspertyz i opinii technicznych,
- wpisy dotyczące przeglądów i napraw urządzeń przeciwpożarowych,
- ewidencja robót budowlanych wykonywanych po oddaniu obiektu do użytkowania,
- wprowadzanie informacji o decyzjach i dokumentach organów,
- kontrola wykonania zaleceń z protokołów,
- obsługa dostępów dla osób przeprowadzających kontrole,
- aktualizacja właściciela, zarządcy, parametrów i danych obiektu,
- okresowe zestawienia braków, terminów i działań dla właściciela lub zarządcy.
Jakie informacje wpisuje się do książki obiektu budowlanego?
Zakres książki jest szerszy niż rejestr przeglądów budowlanych. Obejmuje historię techniczną obiektu i zdarzenia mające znaczenie dla jego bezpiecznego użytkowania.
| Kategoria | Przykładowe informacje |
|---|---|
| Dane obiektu | Przeznaczenie, rok oddania, parametry, konstrukcja, instalacje i plan sytuacyjny |
| Kontrole okresowe | Kontrole z art. 62, ustalenia, nieprawidłowości, zalecenia i niewykonane zalecenia |
| Ekspertyzy i opinie | Przyczyna opracowania, wnioski i sposób wykorzystania dokumentu |
| Urządzenia ppoż. | Przeglądy, konserwacje, naprawy i wnioski dotyczące urządzeń przeciwpożarowych |
| Roboty budowlane | Daty i zakres robót wykonanych po oddaniu obiektu do użytkowania |
| Dokumenty organów | Decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty dotyczące obiektu |
Najważniejsze terminy dotyczące c-KOB
30 dni na założenie książki
Książkę zakłada właściciel lub zarządca w ustawowym terminie liczonym między innymi od pozwolenia na użytkowanie, skutecznego zakończenia budowy albo zmiany sposobu użytkowania powodującej powstanie obowiązku.
Do 7 dni na dokonanie wpisu
Wpisu dokonuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni od zdarzenia, którego dotyczy.
Obiekty oddane po 1 stycznia 2024 r.
Dla obiektów objętych obowiązkiem prowadzenia KOB i oddanych do użytkowania po tej dacie książkę prowadzi się cyfrowo.
Książki papierowe założone przed 1 stycznia 2024 r.
Zgodnie z aktualną informacją systemu GUNB mogą być prowadzone do 31 grudnia 2031 r. Od 1 stycznia 2032 r. wszystkie książki objęte cyfryzacją mają być prowadzone w c-KOB.
Obiekty na terenach zamkniętych
Stanowią wyjątek od cyfrowej formy i ich książki prowadzi się w postaci papierowej.
Zakres obowiązku
Które obiekty wymagają książki obiektu budowlanego?
Książkę prowadzi się dla budynków oraz określonych obiektów budowlanych niebędących budynkami. Ustawa przewiduje jednak wyjątki, dlatego obowiązek należy zweryfikować dla konkretnego obiektu.
KOB najczęściej wymaga między innymi:
- budynek wielorodzinny, biurowy, handlowy, magazynowy lub produkcyjny,
- hotel, szkoła, szpital i inny budynek użyteczności publicznej,
- hala, obiekt techniczny albo budowla spełniająca ustawowe kryteria,
- obiekt należący do przedsiębiorstwa lub portfela nieruchomości.
Do najważniejszych wyłączeń należą między innymi:
- budynki mieszkalne jednorodzinne,
- garaże i budynki gospodarcze w zabudowie jednorodzinnej,
- obiekty budownictwa zagrodowego i letniskowego,
- część obiektów zwolnionych na podstawie art. 29 Prawa budowlanego,
- drogi i obiekty mostowe posiadające odrębną książkę na podstawie przepisów drogowych.
Jak organizujemy prowadzenie c-KOB?
Ustalenie stanu wyjściowego
Sprawdzamy, czy istnieje KOB papierowa lub cyfrowa, kto jest właścicielem i zarządcą oraz jakie dokumenty są dostępne.
Audyt i uporządkowanie braków
Tworzymy listę zaległych wpisów, kontroli, zaleceń i dokumentów wymagających uzupełnienia.
Uruchomienie lub przejęcie obsługi c-KOB
Konfigurujemy książkę, role użytkowników, sposób przekazywania protokołów i odpowiedzialność za akceptację wpisów.
Bieżące wpisy i raportowanie
Prowadzimy wpisy, kontrolujemy terminy i przekazujemy okresowe zestawienie braków oraz otwartych zaleceń.
Obsługa jednej książki i całego portfela nieruchomości
Dla właścicieli wielu obiektów największym problemem nie jest samo wykonanie pojedynczego wpisu, lecz zachowanie jednego standardu w różnych lokalizacjach. Możemy wdrożyć wspólny sposób numerowania obiektów, przekazywania protokołów, oznaczania zaleceń i raportowania terminów.
- jednolity audyt wszystkich książek,
- wspólny rejestr kontroli i terminów,
- spójny podział odpowiedzialności między centralą i obiektami,
- jednolity sposób przekazywania dokumentów od wykonawców,
- zbiorcze raporty zaległości i zaleceń,
- wdrażanie nowych obiektów bez tworzenia procesu od początku.
Co jest potrzebne do wyceny?
- liczba obiektów i ich rodzaj,
- informacja, czy istnieje książka papierowa lub c-KOB,
- rok oddania obiektu do użytkowania,
- liczba dostępnych tomów i przybliżona liczba dokumentów,
- data ostatnich kontroli okresowych,
- informacja o otwartych zaleceniach i brakujących protokołach,
- zakres: sam audyt, uruchomienie c-KOB czy stałe prowadzenie,
- oczekiwany sposób raportowania dla zarządcy.
Najczęstsze pytania o cyfrową książkę obiektu budowlanego
Zamów weryfikację, założenie lub prowadzenie c-KOB
Prześlij liczbę obiektów, informację o istniejącej książce i ostatnich kontrolach. Określimy, czy potrzebny jest audyt, uruchomienie cyfrowej książki, uporządkowanie zaległości czy stała obsługa. Działamy na terenie całej Polski.